V rámci elektronizácie verejnej správy sa zaviedol inštitút tzv. elektronickej schránky. Na priblíženie možno elektronickú schránku prirovnať k e-mailovej schránke, avšak s tým rozdielom, že štátom zriadená elektronická schránka slúži len na komunikáciu s orgánmi verejnej správy, najmä na doručovanie úradných zásielok. Rozhodne nejde o „e-mail“ zriadený štátom.
Cieľom zavedenia je najmä zefektívnenie procesu doručovania, ktoré v praxi stojí nemalé finančné náklady a neraz predlžuje dĺžku správnych a súdnych konaní. Nový systém by sa mal problémom s doručovaním vyhnúť.
V prvom rade musíme zdôrazniť, že povinnosť mať aktivovanú elektronickú schránku sa vzťahuje zatiaľ len na právnické osoby, t.j. na obchodné spoločnosti, družstvá a pod. Ak podnikáte ako živnostník, alebo ste len „bežný občan“, žiadne nové povinnosti v tomto smere nemáte, zásielky od úradov vám naďalej budú doručované klasicky. Môžete sa však dobrovoľne rozhodnúť aj pre používanie elektronickej schránky. Pri právnických osobách je nutné rozlišovať, či ide o osoby zapísané do obchodného registra.
Osoby zapísané v obchodnom registri majú od 1. augusta 2016 možnosť si schránku aktivovať. Pokiaľ sa oprávnená osoba – niektorý zo zapísaných štatutárov – prihlási do schránky, dôjde k jej aktivácii a orgány verejnej správy, ako aj súdy, budú úradné zásielky doručovať právnickej osobe elektronicky. Ak ste si schránku aktivovali, je vhodné ju pravidelne sledovať, alebo si nastaviť sms či e-mailové notifikácie, aby ste o doručených správach vždy vedeli.
Až do 31.12.2016 platí prechodné obdobie, kedy si právnické osoby schránku môžu, no nemusia aktivovať. Používanie elektronickej schránky je teda až do konca roka dobrovoľné. Zmena však nastáva k 01.01.2017, kedy budú všetkým právnickým osobám zapísaným v obchodnom registri automaticky schránky aktivované.
Od 01.01.2017 budú všetky úradné inštitúcie doručovať právnickým osobám zapísaným v obchodnom registri len do elektronickej schránky. Pokiaľ budete svoju schránku ignorovať, môže sa ľahko stať, že zmeškáte dôležité lehoty a spôsobíte si ťažkosti.
Právnické osoby zapísané do OR sa od 1.1.2017 elektronickej schránke nevyhnú.
Elektronická správa sa považuje za doručenú v deň nasledujúci po jej uložení do elektronickej schránky a pri doručovaní do vlastných rúk, ak potvrdíte doručenku, alebo márnym uplynutím úložnej lehoty 15 dní odo dňa nasledujúceho po dni uloženia správy do schránky. Ak je fikcia doručenia vylúčená (napr. pri platobnom rozkaze), zásielka sa márnym uplynutím lehoty bude považovať za nedoručenú.
V tejto súvislosti by ste mali pamätať na skutočnosť, že prihlásenie do schránky je možné, len ak máte občiansky preukaz s elektronickým čipom a bezpečnostným osobným kódom BOK. Okrem toho budete potrebovať čítačku kariet (dostanete spolu s preukazom), aplikáciu eID a ovládače k čítačke. Tieto sú dostupné zdarma na portáli www.slovensko.sk (https://www.slovensko.sk/sk/na-stiahnutie).
Keďže je zvykom nechávať si veci na poslednú chvíľu, je najvyšší čas, aby ste o vydanie občianskeho preukazu s elektronickým čipom požiadali. Vydanie je spoplatnené sumou 4,50 EUR. Ak je štatutárom osoba, ktorá nie je občanom Slovenskej republiky, na prihlásenie je potrebný doklad o pobyte s elektronickým čipom a BOK. Každý štatutár má vo vzťahu k schránke rovnaké oprávnenia.
Po aktivácii a prihlásení možno udeliť oprávnenia na prístup a prácu so schránkou aj ďalším osobám. Ide o praktickú funkciu, ktorá umožňuje, aby agendu prijímania pošty mohli aj naďalej vybavovať na to poverení zamestnanci. Títo však budú tiež potrebovať na prihlásenie a prácu so schránkou občiansky preukaz s elektronickým čipom.
Na právnické osoby, ktoré nie sú zapísané v obchodnom registri, teda napríklad občianske združenia, neziskové organizácie a pod., sa vzťahuje dlhšie prechodné obdobie. Povinná aktivácia schránok týchto osôb nastane až 1. mája 2018.
Hlavné odporúčanie v súvislosti s elektronickou schránkou je včas si vybaviť občiansky preukaz s elektronickým čipom a skúsiť sa naučiť so schránkou pracovať predtým, než sa z nej stane povinnosť.